Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 01/04/2026

1. Responsable de traitement

Etern One est responsable du traitement des données personnelles pour les sites et espaces mémoriels fournis via la plateforme.
Responsable de traitement : Etern One — Romain Boka (indépendant en personne physique)
Adresse postale : Rue de Maizeret 85, 5101 Loyers, Belgique
Email de contact : contact@eternone.be (ou via le formulaire de contact)
Numéro BCE/TVA : BE1030.001.725
Régime de TVA : Franchise de la taxe (chiffre d'affaires annuel inférieur à 8.000 €)

2. Données traitées

• Données de compte et de contact (administrateurs, proches) : prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale, mot de passe, relation avec le défunt, droits d'accès.
• Données collectées via le formulaire d'essai gratuit : prénom et nom du demandeur, adresse e-mail, numéro de téléphone (optionnel), informations sur le défunt (prénom, nom, date de décès), éléments biographiques (vie personnelle et/ou parcours professionnel), adresse e-mail d'un contributeur proche (optionnel), identifiant d'URL souhaité pour le mémorial.
  Ces données servent à créer le mini-mémorial d'essai qui comprend : la biographie du défunt, 5 anecdotes (texte + image), une galerie de 5 photos, et un tableau de bord de modération. Aucune autre donnée n'est collectée dans ce cadre.
  Base légale : mesures précontractuelles à la demande de la personne concernée (art. 6.1.b RGPD). Finalité : création du mini-mémorial d'essai demandé.
• Contenus d'hommage (UGC) : textes, photos, vidéos, fichiers audio, messages laissés par les proches.
• Données des proches accédant à un espace mémoriel : prénom, nom, adresse e-mail, relation avec le défunt, fournis lors de la demande d'accès à un espace mémoriel. Ces données sont collectées avec le consentement explicite du proche concerné (case à cocher lors de la demande d'accès).
  Base légale : consentement (art. 6.1.a RGPD). Finalité : gestion des droits d'accès et des contributions à l'espace mémoriel.
• Journaux d'audit et de modération : journal d'audit horodaté des actions réalisées par les administrateurs dans leur espace mémoriel (ajout, modification, suppression de contenus, gestion des droits d'accès, modération des hommages), journaux de connexion et d'activité, date et heure, statut des contenus modérés. Ces journaux sont consultables par l'administrateur de l'espace concerné.
  Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) — sécurité, traçabilité et protection des droits des tiers.
• Données de navigation : cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site (dont le cookie de session CSRF utilisé pour sécuriser le formulaire d'essai), et mesure d'audience via Matomo (installé en local, aucune donnée transférée hors UE). Les échanges d'e-mails liés à l'inscription ou au support sont envoyés via le serveur de messagerie SMTP/IMAP d'o2switch, hébergé en France (UE). Voir Politique Cookies.

3. Finalités & bases légales

• Fourniture du service et gestion des comptes (exécution du contrat — art. 6.1.b RGPD).
• Traitement des paiements via Stripe : exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD). Les données de paiement (montant, référence de transaction) sont transmises à Stripe ; aucun numéro de carte bancaire n'est traité ni stocké par Etern One.
• Modération et sécurité (intérêt légitime et obligations légales — art. 6.1.f RGPD).
• Support client et communication (exécution du contrat / intérêt légitime — art. 6.1.b et 6.1.f RGPD).
• Mesure d'audience avec Matomo (consentement lorsque requis — art. 6.1.a RGPD).
• Envoi d'offres commerciales ou de newsletters uniquement si vous avez donné votre consentement explicite lors de l'inscription (art. 6.1.a RGPD).
• Dépôt de contenus (UGC) par les proches non-contractants : traitement basé sur le consentement donné lors de la demande d'accès à l'espace mémoriel (art. 6.1.a RGPD).
• Données à caractère particulier (art. 9 RGPD) : les biographies et contenus mémoriels peuvent inclure des informations relatives aux convictions religieuses, philosophiques ou à la santé du défunt. Ces données sont traitées sur la base de l'art. 9.2.e RGPD : elles sont rendues délibérément accessibles par la famille ou les ayants droit dans le cadre exclusif du mémorial.

3bis. Co-responsabilité de traitement (Art. 26 RGPD)

L'administrateur d'un espace mémoriel agit en qualité de co-responsable de traitement au sens de l'art. 26 RGPD pour les données personnelles des proches et contributeurs de son espace. À ce titre :

• Il décide de manière autonome des droits d'accès accordés aux proches et des contenus publiés dans son espace.
• Etern One agit comme responsable de traitement pour les aspects techniques (hébergement, sécurité, infrastructure).
• Les personnes concernées peuvent exercer leurs droits auprès d'Etern One via le formulaire de contact, ou directement auprès de l'administrateur de l'espace.
• Les actions de l'administrateur dans son espace ne font pas l'objet d'un traçage individuel par Etern One, hormis les journaux techniques de sécurité standard.

4. Destinataires & sous-traitants

Les données sont susceptibles d'être transmises aux sous-traitants suivants, dans le cadre strict de la prestation :

• o2switch (hébergement) — 222-224 Boulevard Gustave Flaubert, 63000 Clermont-Ferrand, France. Datacenters situés en France (UE). DPA en place.
• Stripe Payments Europe, Ltd (paiement en ligne) — 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irlande. Traitement des données bancaires nécessaires au paiement. Stripe est certifié PCI-DSS niveau 1. Stripe peut transférer certaines données vers ses entités aux États-Unis dans le cadre du Data Privacy Framework UE-États-Unis (garanties adéquates au sens de l'art. 46 RGPD). Politique de confidentialité Stripe : stripe.com/fr/privacy.
• Matomo (analytics) — hébergé en France sur le même serveur o2switch. Aucune donnée transférée hors UE. Matomo n'enregistre des données que pour les visiteurs ayant accepté les cookies d'analyse.

Tous les sous-traitants sont soumis à des accords de traitement (DPA) et à des garanties adéquates conformément au RGPD.

5. Durées de conservation

• Formule Mémoire Only : conservation durant la période d'hébergement choisie (1 an, 3 ans, 5 ans ou 7 ans), puis conservation de 3 mois supplémentaires en cas de non-renouvellement, suivie d'une suppression définitive.
• Formule Héritage et recueillement : conservation durant la période d'hébergement choisie (1 an, 3 ans, 5 ans ou 7 ans), puis conservation de 3 mois supplémentaires en cas de non-renouvellement, suivie d'une suppression définitive.
• Formulaire d'essai gratuit : les données transmises via le formulaire (coordonnées du demandeur, informations sur le défunt, biographie, anecdotes, photos) sont conservées pendant 6 mois à compter de la réception du formulaire afin de traiter la demande et assurer le suivi. Le mini-mémorial lui-même est conservé 1 mois à compter de son activation, puis 3 mois supplémentaires en l'absence de conversion vers une formule payante, avant suppression définitive.
• Données des proches ayant accès à un espace mémoriel : conservées durant la période d'hébergement active de l'espace, puis supprimées simultanément à l'espace (délai de 3 mois inclus en cas de non-renouvellement).
• Journaux d'audit et de sécurité/modération : conservés pendant la durée d'hébergement active de l'espace + 3 mois ; en dehors de tout espace actif, durée proportionnée aux finalités dans la limite du maximum légal/réglementaire.

6. Vos droits

Conformément au RGPD : droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition, de portabilité. Ces droits s'appliquent à toute personne dont les données sont traitées, y compris les proches non-contractants ayant consenti au traitement lors de leur demande d'accès à un espace mémoriel. Pour exercer vos droits : Contact. Une preuve d'identité peut être demandée. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'APD/GBA.

7. Sécurité

Mesures techniques et organisationnelles raisonnables : chiffrement en transit, contrôle d'accès, sauvegardes, journalisation. Tests de restauration recommandés et effectués périodiquement.

8. Cookies & analytics

Voir la Politique Cookies et le bandeau de consentement. Matomo peut être configuré en mode respectueux de la vie privée et/ou soumis à consentement.

9. Registre des activités de traitement

Conformément à l'article 30 du RGPD, Etern One tient un registre interne des activités de traitement des données personnelles. Ce registre liste l'ensemble des traitements effectués (finalités, catégories de données, destinataires, durées de conservation, mesures de sécurité). Il est disponible sur demande auprès de l'autorité de contrôle compétente (APD/GBA).

10. Contact & DPO

Pour toute question ou demande liée à la vie privée et aux données personnelles, contactez directement le responsable :
Email : contact@eternone.be (objet : « Données personnelles »)
Ou via le formulaire de contact en précisant « DPO » dans l'objet.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD/GBA).